スモールビジネスの労務を徹底サポート！！

東京都目黒区の社会保険労務士、
社労士事務所SteadyStep ＜ステディステップ＞ です。


従業員の雇用に関する作業や取り組みを「労務」と呼びます。
「労務」には、
＊含まれる事項の幅が非常に広い
＊「法律上の義務である事項」と「法律上の義務ではない発展的な事項」とが混在している
という二つの特徴があります。


そのため、会社が労務に取り組む際には、「法律上の義務である事項」を優先することがポイントです。
この連載では、「法律上の義務である事項」の内、特に重要な10項目を紹介していきます。今回のテーマは「従業員情報の管理」です。
（連載のまとめはコチラからどうぞ）

＜情報管理の必要性＞

従業員情報には、氏名、生年月日、住所といった基本的な情報だけでなく、健康診断結果、業績評価の結果、賃金など労務や人事の作業によって発生する情報も含まれ、これらのほとんどは個人情報に該当します。


個人情報保護の観点から、従業員の雇用にあたって収集した情報の適切な管理は、労務の中の重大な要素の一つです。


例えば会社は、健康診断を実施しその記録を保管する義務があることから、従業員の健康状態に関する情報を扱います。
健康状態に関する情報は「要配慮個人情報（取り扱いに特に配慮を要する個人情報）」とされ、取扱いにあたっては、社内での取り扱いルール（健康情報取扱規程）を作成する必要があります。


また、従業員のマイナンバーについても、法令で定められた場合以外には取得・利用・提供ができないなど、関連する法令で特別な取り扱いが定められており、法令に従った適切な取り扱いが求められています。

＜会社が管理する資料・情報＞

会社は、氏名、住所、生年月日などの個人情報の他にも、従業員が雇用保険や社会保険に加入する際に役所から発行される文書（公文書）を保管する義務もあります。


また、会社が従業員を雇用するにあたり、「労働者名簿」「賃金台帳」「タイムカード」など、法律により作成や保管が義務付けられた資料もあるため、個人情報や公文書に加えて、これらの資料の作成・管理も必要です。


労働者名簿とは、従業員の氏名、住所、雇入れ日などを記載する書面です。
雇用契約書と重複する記載内容がありますが、労働者名簿と雇用契約書は別の書面ですので、労働者名簿の作成を省略することはできません。

＜従業員情報をどうやって管理するか＞

ここまで紹介したように、会社は、従業員に関する情報や資料を管理していく必要があります。
では、実際の管理はどのようにすればいいのでしょうか。


最近では、従業員に関する情報をクラウド上で管理できるサービスが数多くあります。
このようなクラウドサービスを利用すると、情報の保管や検索が容易になり、作業負担軽減につながるだけでなく、管理者や部門間での情報共有も簡単になります。


一方で、使い方をマスターする時間、導入時の初期設定の手間、さらには、利用料金等の固定費用の発生、といった課題もあります。


作業負担の軽減というメリットと手間や費用というデメリットを考慮すると、従業員数の少ない会社の情報管理は、クラウドサービスを利用する方法にこだわる必要はないと当事務所では考えています。


紛失や漏洩、盗み見を発生させず、確認したいときにすぐに目を通すことができる、それこそが情報管理の最大の目的です。
その目的が果たされるのであれば、紙媒体の資料を鍵のかかる金庫などで管理する方法でも、特別なソフトを買うのではなくエクセルにパスワードをかけて管理する方法でも問題はありません。


「デジタル化」「ＤＸ推進」などと言われる時代ではありますが、大切なことは、従業員の情報が安全・確実に管理されていることです。
デジタル化やＤＸは手段であって目的ではありません。自社の状況を考慮し、最適な方法を選ぶことがポイントです。


記事の内容は、公開日時点の法令に準拠しています。
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