創業期の労務の体制づくりを徹底サポート！！

東京都目黒区の社会保険労務士、
社労士事務所SteadyStep ＜ステディステップ＞ です。


従業員を雇った時、会社は労務といわれる作業を行う必要があります。
（ 「労務」についてはコチラ）
労務に含まれる作業はとても幅が広く、気づいたものから取り組むと、作業ミスや必須の作業の見落としが発生します。


そこで当事務所では、ミスや見落としを防ぐために、
新規創業の会社や初めて従業員を雇った会社が取り組む労務を10項目にまとめ、「はじめの10歩」と名付けて提案しています。
今回の記事では、はじめの10歩の第２歩目、「情報管理の体制づくり」を紹介します。

＜情報管理って何するの？＞

「情報管理の体制づくり」と言っても、一体何をすればいいのでしょうか。
簡単に言うと、
従業員から回収した個人情報や役所から来た書類をきちんと保管しましょう、
ということです。


「え？そんなこと？」って思いましたか？
でも、「そんなこと」が意外とできないものです。
どこにしまったか分からなくなってしまったり、一部を紛失してしまったりといったことが起きます。


では、どのように保管すればいいのでしょうか。
新規創業やスモールビジネスなど、人数が少ない会社におススメの方法は、
100円ショップでファイルとクリアポケットを買ってくることです。
「アナログすぎる！」と思った方もいらっしゃるでしょうか。


しかし、情報管理の目的は「情報の流出や紛失を起こさないこと」「探したいときにパッと見つかること」です。
仕分けのルールを決めてファイリングし、鍵がかかって人目につかないところにしまえばいいのです。
目的を果たすことができれば、パソコンやクラウドサービスを使った管理にこだわる必要はありません。


もちろん、従業員が増えると紙での保管は負担が大きくなります。また、パソコンやクラウドサービスを使って従業員情報をデータベース化し、従業員の業績評価や人員配置の検討に役立てることもできます。
一方で、従業員10名程度であれば紙での保管で対応できます。
どのように保管するかよりも、確実に保管することが大切なのです。

＜会社が管理するものは何？＞

会社で保管する書類には以下のようなものがあります。
　・従業員から回収した個人情報
　・役所からの書類（公文書）
　・従業員の名簿やお給料のデータ（賃金台帳）といった雇用に関連する資料
　・会社と従業員間での取り決めを記載した書類（労使協定）などです。


従業員の個人情報や名簿は個人別に仕分け、
役所からの書類や雇用に関連する資料、労使協定は分類ごとに発生年別にまとめておくと探しやすくなります。


なお、担当者（社長）以外の目につかないようにする、保管場所には鍵をかける、といった取り扱いのルールも決めておきましょう。
個人情報にはお給料や健康診断の結果などの他人に見られたくない情報が含まれています。慎重な取り扱いが必要です。


記事の内容は、公開日時点の法令に準拠しています。
————————————————————————–
　東京目黒区 ◇ 社会保険労務士
　社労士事務所 SteadyStep ＜ステディステップ＞
　　過去のブログはこちら↓
　　　https://steadystep.jp/blog/index/
————————————————————————–
　　（C）2023　社労士事務所SteadyStep